본 연구는 국방기록물이 체계적이고 전문적으로 관리되어 선진 민주국가 위상에 걸맞는 국방조직 변화의 밑거름이 될 수 있도록 국방기록관리체계 개선 방향을 제시하는 것이 목적이다. 민주주의 정치의 기반이 되는 표현의 자유, 국민의 알 권리, 일반시민의 정치참여가 시민사회에서는 더욱 확대되고 신장되는 추세이다. 그러나 군이 급변하는 시민사회와의 격차를 좁히지 못하고 있음에 따라 국민으로부터 지속적인 불신과 비판을 받고 있다. 이를 해결하기 위해서는 체계적인 국방기록관리를 통해 군이 국민에게 적극적으로 설명책임성을 다할 수 있도록 해야한다. 이를 위해서는 군에 대한 '문민통제의 제도적 장치'로서의 목적을 가진 국방부의 역할이 고려 되어야한다.
현 국방기록관리체계는 국가기록원을 중심으로 국방부, 육군, 해군, 공군의 기록관리가 개별적으로 이루어지고 있다. 따라서 현재 국방기록관리체계 안에서는 국방부와 각군이 국가기록원을 중심으로 병렬적인 관계에 있다. 이에 따라 국방부가 각군의 기록관리를 체계적으로 조정·통제하는데 어려움을 겪고 있다. 또한 국직부대·기관 중 기록관이 설치된 경우 각군과 마찬가지로 국가기록원과 개별적인 관계를 가지고 기록관리가 이루어지고 있다. 그러나 기록관리에 관한 법·제도, 예산편성, 정보화 등의 정책 수행 권한이 국방부 본부에 있음에 따라 자체적인 기록관리발전이 불가능하다. 즉, 전반적으로 현행 국방기록관리가 파편적으로 운영됨으로써 체계적인 국방기록관리가 이루어지지 못하고 있다.
국방기록관리체계 개선방향을 위해 해외 국방기록관리 사례를 살펴보았다. 미국의 경우 우리나라와 유사한 형태로 국방기록관리가 이루어지고 있다. 그러나 협력아카이브즈(Affiliated Archives) 제도를 통해 웨스트포인트의 육군사관학교와 아나폴리스의 해군사관학교는 국가기록관리체계 안에서 자체적인 기록관리 및 서비스를 수행하고 있음을 확인하였다. 프랑스의 경우 국방부 산하 국방역사청(SHD)이라는 별도의 기록관리 전문조직을 통해 자체적인 국방기록관리체계를 구축하고 있었다. 이를 바탕으로 체계적인 국방기록관리를 통해 프랑스 국민을 대상으로 적극적인 개방정책이 이루어지고 있었다. 또한 프랑스 국민에게 설명책임성을 다하기 위해 프랑스 국방부는 자체적인 국방기록관리에 대한 활동보고서를 작성하여 국민에게 공개하는 부분도 확인할 수 있었다.
이상의 내용을 고려하여 필자가 제시하는 우리나라 국방기록관리체계 개선방향은 다음과 같다. 국방기록물에 대한 체계적인 기록관리를 위해 '국방부 중심의 국방기록관리체계' 구축이 필요하다. 전문성을 바탕으로 국방기록관리를 전담할 수 있도록 국방부 산하에 별도의 기록관리조직이 신설되어야 한다. 또한 해당 조직은 단순히 현용기록관리를 책임지는 것을 넘어 군과 국민의 소통이 이루어지는 창구 역할을 수행하는 아카이브가 되어야 한다.
'국방부 중심의 국방기록관리체계' 구축을 위해서는 국방조직의 특성이 반영되어야 한다. 국방조직은 전형적으로 기계적이고 관료제적인 조직특성을 갖고 있다. 이러한 특성을 복잡성·공식성·집권성 3가지 분석요소를 통해 확인할 수 있었다. 이를 고려했을 때 국방기록관리를 총괄할 수 있는 조직이 국방부 산하에 별도로 신설될 필요가 있다. 해외사례를 통해 도출된 시사점을 고려하여 개선방향을 제시하면 다음과 같다. 첫째, 미국의 협력아카이브즈 사례를 적용하여 국가기록관리체계 안에서 국방기록관리체계가 이루어질수 있도록 국가기록원과 국방아카이브의 관계를 제시하였다. 둘째, 프랑스의 사례를 참고하여 '국방부 중심의 국방기록관리체계'를 수행할 수 있는 국방부 산하의 전문적인 기록관리 조직이 필요하다. 셋째, 프랑스 국방역사청의 적극적인 개방정책을 참고하여 우리나라 국방부 산하 기록관리 전담조직 역시 국민에게 적극적인 개방정책을 실시해야 한다. 국방부 기록관은 군과 국민의 소통이 이루어지는 창구가 되어야하며, 이를 위해 아카이브로의 역할과 기능 확대가 이루어져야 한다. 이에 따른 국방아카이브가 가져야할 정체성과 과제를 제시하였다.