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목차
발간사 : 비서의 역량개발을 위한 지침서 6
chapter 1. 행정환경 변화와 비서 16
01. 정부조직에서 비서의 정의와 역할 18
비서의 정의와 수칙 19
1. 비서의 정의 19
2. 비서 수칙 21
급변하는 환경 속에서의 비서의 역할 24
1. 비서의 업무 25
2. 비서 표준 직무 기술서 28
02. 비서의 역량 30
비서의 자질 31
1. 지식(Knowledge) 31
2. 기술(Skill) 32
3. 능력(Ability) 33
4. 가치(Value) 34
5. 태도(Attitude) 35
chapter 2. 전화응대 업무 36
01. 전화응대 예절 41
전화응대의 기본 원칙 42
1. 상사의 기호 파악 42
2. 전화 응대 자세 43
전화를 걸고 받을 때의 자세 44
1. 전화를 걸 때 유의사항 44
2. 전화를 받을 때 유의사항 46
상황별 전화응대 47
1. 전화연결 47
2. 상사 부재 시 전화응대 50
기타 다양한 상황에서의 전화응대 53
1. 상대방이 부재중일 때 53
2. 직위가 높은 사람에게 비서가 전화를 걸 때 53
3. 상사가 통화중일 때 54
4. 통화 도중에 다른 전화를 받을 때 54
5. 비서 부재 시 전화응대 54
6. 전화가 잘못 걸려왔을 때 55
7. 전화를 끊을 때, 끊겼을 때 55
8. 전화를 끊은 후 55
chapter 3. 내방객 응대 업무 58
01 .내방객 응대 예절 63
기본 원칙 64
1. 상사의 기호 파악 64
2. 내방객 응대 자세 65
3. 내방객 맞이 순서 65
면담 예약 67
1. 면담 예약 받는 법 67
2. 면담 일시 결정 시 피해야 할 시간 68
3. 상사 부재중 면담 예약 69
4. 면담 약속의 변경 및 취소 69
상황별 내방객 응대 70
1. 선약 유무에 따른 내방객 응대 70
2. 내방객 조정 72
3. 상사 부재 중 내방객 응대 72
4. 내방객 면담 중 비서업무 73
02. 내방객 맞이 및 안내 예절 74
내방객 맞이 75
1. 인사 75
2. 소개 77
3. 명함 77
내방객 안내 79
1. 내방객 안내 방법 79
2. 상황별 안내 방법 80
내방객 접대 84
1. 응대장소 환경정비 84
2. 음료 대접 84
3. 방문객 전송 85
chapter 4. 일정관리 업무 88
01. 효율적 일정 수립 92
상사의 일정관리 93
1. 비서의 일정관리 재량권 94
2. 장ㆍ차관(기관장 또는 고위관리자)의 일정관리 원칙 94
일정표의 종류 및 일정표 운영 96
1. 일정표의 종류 96
2. 일정표 운용 97
일정 확인 및 변경 99
1. 확정된 일정은 예정대로 이행 99
2. 일정 변경 시 대처법 99
3. 메모와 스마트폰 활용 100
02. 비서의 업무 및 시간관리 101
비서의 업무관리 102
1. To Do List 102
2. 업무 매뉴얼 102
3. 상사의 개인 정보 관리 103
비서의 시간 관리 104
1. 즉시 처리의 원칙 104
2. 계획에 의한 업무 추진 104
3. 상사와의 업무 및 시간 조정 105
4. 침착성 유지 105
지시 및 보고 106
1. 지시를 받을 때 유의 사항 106
2. 보고할 때 유의 사항 107
3. 보고 시 확인사항 108
4. 보고 방법 108
chapter 5. 회의보좌 및 출장업무 112
01. 상사 회의 및 행사 참석 시 보좌업무 115
회의 및 행사 참석 시 확인사항 116
1. 일시, 안건, 회의 장소 등을 상사에게 보고 116
2. 주최 측에 상사의 참석 여부 통지 116
3. 상사 참석 시 확인사항 117
02. 의전 120
의전의 개념과 원칙 121
1. 의전의 개념 121
2. 의전 원칙 121
3. 행사 의전 원칙 122
의전 시 확인사항 124
1. 행사개요 확인 124
2. 의전계획 수립 124
03. 출장업무 126
출장계획 127
1. 조직 규정 및 상사 취향 확인 127
예약업무 129
1. 교통편 예약 129
2. 숙박시설 예약 131
해외 출장 수속 133
1. 여권 133
2. 비자 133
3. 여행자 보험 134
4. 예방접종 134
5. 환전 134
출장 보좌 업무 135
출장일정표 136
1. 출장일정표 기재사항 136
2. 출장일정표 작성 시 체크리스트 137
출장 전ㆍ중ㆍ후 업무 139
1. 출장 전 업무 139
2. 출장 중 업무 141
3. 출장 사후 업무 142
chapter 6. 총무 업무 146
01. 상사의 인간관계 관리 149
상사의 대ㆍ내외 활동 보좌 업무 150
1. 대ㆍ내외 행사 업무 150
2. 경ㆍ조사 업무 151
수의(壽儀) 153
02. 비서의 환경관리 158
업무 공간 관리 159
1. 상사 집무실 159
2. 비서실 160
3. 접견실 160
4. 탕비실 160
03. 업무추진비 등 예산관리 162
비서실의 예산 163
관리방안 164
집행내역 작성안(예시) 165
chapter 7. 정보 보안 및 우편물 관리 168
01. 정보관리 업무 170
비서의 정보 수집 171
문서자료 제시 시 확인사항 172
정보의 보안 174
02. 우편물 관리 175
수신된 우편물 처리 176
1. 개봉 176
2. 접수일부인 176
3. 읽기 176
4. 전달 177
5. 상사 부재중의 우편물 처리 177
봉투의 처리 178
발신 우편물 처리 179
1. 우편물의 발신 179
2. 우편물을 발신할 때 유의할 사항 179
chapter 8. 수행비서와 운전수행비서의 직무 182
수행비서 / 운전수행비서 184
1. 수행비서의 업무 184
2. 운전수행비서의 업무 188
chapter 9. 비서실장의 역할과 책임 190
비서실장의 중요성 192
비서실장의 업무 영역 194
1. 기관장 정책 보좌 195
2. 정책과정에 질서 부여 195
3. 내부 실ㆍ국ㆍ과 사이의 중재 196
4. 기관장에게 직언 196
5. 기관장의 심적 안정 지원 197
[부록 1] 비서수기(정부기관 비서 사례) 200
[부록 2] 기관장 취임 전, 취임 초기, 퇴임 후 챙겨야 할 일들 212
[부록 3] 장ㆍ차관 부임 전 미리 알아 두면 도움이 될 공직자 윤리제도 및 정치적 중립 214
[부록 4] 의전 및 행사관련 사항 217
[부록 5] 공직자 복무 관련 사항 220
[부록 6] Q&A 222
판권기 227
원문구축 및 2018년 이후 자료는 524호에서 직접 열람하십시요.
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