이메일은 2021년 기준 전 세계 21억 명이 사용하는 대표적인 온라인 의사소통 수단이다. 특히 20대는 이메일 이용률이 가장 높은 집단이며 향후 사회에 진출하여 다양한 이메일 기록을 생산하고 관리하는 주체가 된다. 한편, 최근 대학 내 이메일 저장 용량의 축소로 대학생의 이메일 기록관리 능력이 더욱 중요해지고 있다. 따라서 본 연구는 대학생의 이메일 기록관리 양상을 파악하고 대학생의 이메일 기록관리 주요 환경으로서의 대학 이메일 정책에 대한 인식을 살펴보고자 하였다. 이를 바탕으로 대학생의 이메일 기록관리 지원 방안을 모색하고자 하였다.
연구의 방법은 다음과 같다.
첫째, 문헌연구를 통해 개인 기록과 이메일 기록의 특징을 살펴보았다.
둘째, 사례분석을 통해 해외 대학과 기관의 이메일 관리 가이드라인을 분석하여 이메일 기록관리의 필수 요소를 추출하였다. 각 가이드라인을 비교·분석하여 3개 이상의 대학 및 기관에서 공통적으로 언급된 생산, 선별, 관리, 보존, 인식 등 5가지 요소를 기록 생애주기에 따라 정리하였다.
셋째, 설문조사를 통해 대학생의 이메일 기록관리 행태 및 인식을 분석하였다. 설문조사 항목은 선행연구와 사례분석에서 도출한 이메일 기록관리 필수요소 5가지를 바탕으로 구성하였다. 국내 대학에 재학 중인 20대 학부생 317명을 대상으로 온라인 설문조사를 실시하였으며, 응답 결과는 SPSS 26.0 버전 통계 프로그램을 활용하여 분석하였다.
넷째, 심층 면담을 통해 대학 이메일 정책에 대한 대학생의 인식을 파악하였다. 설문조사 참여자 중 소속 학교, 소속 학과, 학년 등 서로 다른 특성을 지닌 6명을 선정하여 대학 이메일 정책과 관련하여 반구조화 면담을 진행하였다. 면담 결과는 녹음 및 녹화된 내용을 전사하여 분석하였다.
본 연구의 결과는 다음과 같다.
첫째, 대학생 1인당 평균 이메일 계정의 개수는 4.91개이며, 계정 종류로는 '네이버 메일', '지메일', '대학 이메일' 순서로 가장 많이 갖고 있었다. 이메일 사용 시 모바일 디바이스를 이용하는 경우는 약 40%로, 각 플랫폼의 전용 애플리케이션을 사용한다는 응답이 가장 많았다. 이메일은 단순 의사소통뿐만 아니라 '파일 저장', '메모', '리마인더' 등 점차 그 용도가 다양화되고 있었다.
둘째, 이메일 작성에 있어서 대학생은 자신만의 명명규칙이 있으며 하나의 스레드에 하나의 주제를 작성하는 등 적절히 이메일 기록을 관리하기도 하였다. 하지만 협업 툴로서 이메일을 사용하거나 제목에 이메일 내용 및 발신자 정보를 포함하지 않는 등 이메일 기록관리 교육이 필요한 부분이 나타나기도 하였다.
셋째, 이메일 관리를 위해 대부분 '삭제' 방법을 활용하나 삭제 주기가 이용자마다 다르고, 삭제함을 비우지 않는다고 답한 응답자도 16.3%로 나타났다. 또 다른 이메일 관리 방법인 '폴더'는 거의 사용하지 않고 있으며 사용하더라도 5개 미만으로 매우 소극적으로 사용하고 있었다. 또한 이메일 분류체계나 폴더 체계는 세우고 있지 않으며 체계적인 이메일 기록관리 일정표도 없는 상황이었다.
넷째, 이메일 보존에 있어서 대부분 이메일 백업을 실시하지 않고 있었으며 이메일 보존기간도 일정한 기준이 아닌 '계정의 여유 저장 공간'에 따라 결정한다는 응답이 39.3%로 나타났다. 첨부 파일 백업에 있어서 '첨부 파일만 따로 저장'한다는 응답이 50.8%이었으며 아예 '첨부 파일을 보관하지 않는다'라고 답한 비율도 36.6%로, 첨부 파일이 생산 맥락에서 벗어나거나 유실될 위험이 큼을 보여준다.
다섯째, 이메일 인식에 있어서 대부분 이메일을 관리되어야 하는 기록으로 인식하고 있었으며 그 유용성을 이해하고 있었다. 또한 이메일 기록관리를 위한 적절한 안내 및 교육의 필요성을 느끼고 있었다.
여섯째, 대학 이메일 계정은 크게 4가지 용도로 사용되고 있었다. 학내 구성원의 주소록이자 본인이 같은 구성원임을 증명하는 용도로 사용하고 있었다. 또한 공식적인 의사소통 수단으로 인식하고 있었으며 대학의 소식을 듣는 창구로 활용하고 있었다.
일곱째, 클라우드 스토리지 서비스는 대학 이메일에 있어서 필수적인 기능이다. 특히 태블릿 PC 등 모바일 디바이스를 사용하는 학생이 증가하며 그 필요성은 더욱 높아지고 있다. 또한 대학생은 대학의 클라우드 스토리지를 협업 툴로 사용하며 대학에서 제공하는 복지 중 하나로 인식하고 있었다.
여덟째, 대학생은 이메일 수신함과 클라우드 스토리지를 개인 아카이브로 사용하고 있으므로 대학의 이메일 용량 제한은 신중히 결정되어야 한다. 또한 재학생뿐만 아니라 졸업생, 퇴직 교원 등 다양한 이용자 특성을 고려해야 하는데, 특히 이메일이 학내 구성원 간의 주요 연락망이라는 점을 유의해야 한다.
아홉째, 대학 이메일 서비스 정책을 수립할 시에는 다양한 측면을 고려해야 한다. 민간 호스팅 업체에 외주를 주는 경우와 자제 웹메일을 운영하는 등 여러 방식을 고려하고 각 방식의 장단점을 사전에 예측해야 한다.
마지막으로 대학 이메일 정책에 있어서는 이메일 관리 가이드라인 제공, 컨소시엄 구성 등의 방법을 통해 충분한 이메일 저장 용량을 보장하는 것, 그리고 무엇보다 대학 구성원의 비율, 특성화 분야 등을 고려한 이메일 정책을 수립해야 한다.
본 연구는 대학생의 이메일 기록관리 양상을 양적 연구와 질적 연구를 통해 파악하고자 하였으며, 대학생의 이메일 기록관리 행태를 대학 이메일 정책과 연관 지어 파악하고자 한 점에서 의의가 있다. 향후 국내 대학과 해외 대학의 이메일 정책 및 가이드라인 비교·분석을 통해 대학 이메일 정책을 개발하는 연구가 이루어질 수 있기를 기대한다.